Eventos híbridos: saiba por que eles são altamente lucrativos

Você já ouviu falar em eventos híbridos? Eles são a junção do evento presencial com o virtual e ganharam muito espaço durante a pandemia. “Este formato permite ter uma plateia ao vivo, fisicamente presente no ambiente do evento, que pode ser um salão, um auditório, um centro de convenções, uma sala de hotel ou um escritório. Mas ao mesmo tempo há uma audiência online. Estas pessoas acessam de forma remota, utilizando uma plataforma ou um aplicativo de transmissão”, explica Karla Delfim, produtora de eventos e proprietária da Vem Eventos.

Apesar de o isolamento social ter acelerado este mercado, o formato já estava bastante uso em outros países anteriormente. “Mesmo aqui no Brasil, eu já havia realizado alguns eventos acadêmicos e científicos. Geralmente, fazia-se uma teleconferência com um palestrante e uma plateia presencial acompanhava o evento e podia interagir com o profissional”, relata Karla.

 Inclusive, Karla chegou a realizar um evento deste tipo com o Dr. Ivo Pitanguy, que fez uma cirurgia ao vivo diretamente do bloco cirúrgico. “Nesta ocasião, ele explicava o passo a passo, mostrava as ferramentas utilizadas e demonstrava as técnicas de cirurgia plástica. E os alunos, residentes e médicos da Sociedade Brasileira de Cirurgia Plástica, assistiam ao vivo e interagiam. Isso aconteceu em 2003. Portanto, já era utilizado, mas em pequena escala”, relata.

Apesar de já ser feito há algum tempo, parece que agora os eventos híbridos chegaram pra ficar. “Este formato deve se transformar em uma grande ferramenta para nós, produtores de eventos, e para os promotores, isto é, os realizadores que criam estes projetos de eventos corporativos, técnico-científico, institucionais, acadêmicos, culturais etc. Com certeza, agora tem uma forma de monetizar melhor o evento. Por isso tornou-se tão interessante”, destaca Karla.

No entanto, este formato não deve substituir os eventos ao vivo, na opinião de Karla. “Quem está assistindo presencialmente terá uma experiência diferenciada. O evento híbrido é apenas uma forma de aumentar sua audiência. Aqueles que assistem remotamente poderão pagar um valor mais acessível. Uma das vantagens é diminuir o tempo de deslocamento, o que o torna mais sustentável também”, opina.

Como organizar eventos híbridos?

Pensa que organizar um evento híbrido é fácil? Nada disso! O fato de estar presente no ambiente físico e digital demanda uma força tarefa ainda maior e equipes muito preparadas e alinhadas.

“É preciso ter planejamento, produção, organização, de um roteiro muito bem elaborado e de uma pauta muito bem redigida. Na parte presencial, precisamos de cenografia, som e vídeo, serviço de receptivo e o principal – uma equipe ainda mais treinada e preparada. Para o online, existe toda a tecnologia necessária para fazer a transmissão do evento. Nós precisamos de excelentes fornecedores para que a captação de áudio e vídeo aconteça com equipamentos de ponta e com uma equipe de alta performance”, comenta Karla. 

 Para criar um evento híbrido de sucesso, Karla esmiúça todas as etapas:

– Briefing: consiste no levantamento de todos os dados do evento, do cliente e do público-alvo. “Nós precisamos conhecer quais são as necessidades e demandas daquele público, assim como as expectativas do cliente e dos convidados”, justifica Karla. 

– Cronograma

– Redação do projeto conceitual

– Redação do projeto criativo: aqui entra a questão da cenografia, da ambientação, do design e da estética. “Isso é algo muito importante em um evento híbrido. Além de chamar a atenção do público presencial, a pessoa que está no online precisa se sentir em um ambiente agradável, inovador e interessante. É de extrema importância trabalhar com a iluminação e, principalmente, um design que combine toda a identidade do evento, que esteja harmonioso”, recomenda Karla. 

Cuidados ao organizar eventos híbridos

Se você acredita que este formato pode ser ideal para sua marca, é preciso ter alguns cuidados ao organizar um evento híbrido:

– Monitorar tudo o que está acontecendo na plataforma online. “Para isso, nós precisamos de um diretor de cena e de um monitor, isto é, uma pessoa que irá coordenar o chat do evento e as perguntas, bem como para apagar alguma mensagem indesejável. Acontece muito de concorrentes que se inscrevem na live para falar bem do produto dele em um momento de holofote de outra marca”, pontua Karla. 

– Ter uma produção que entenda dos dois tipos de eventos – online e presencial. “Neste momento, são poucas as agências que estão muito preparadas pra isso, mas vai acontecer esta capacitação ao longo do tempo”, afirma Karla. 

– A transmissão precisa ser muito bem planejada;

–  Não se deve fazer um evento longo demais, a não ser que haja um fluxo de público muito grande – a não ser que as pessoas sejam mais “visitantes” e que não seja o mesmo público full-time. “No caso de uma feira, por exemplo, ela pode receber milhares de visitantes. Ela vai acontecer ao longo de vários dias e horas, podendo haver alguns picos de audiência. No entanto, as palestras, os shows e as intervenções devem ser pensadas justamente num período no qual entende-se que a audiência será maior. A ideia é que todo mundo tenha um retorno de visibilidade mais interessante”, expõe Karla.

Eventos com até três horas têm uma audiência muito maior, de acordo com Karla. “No caso de congressos, nós sugerimos fazer eventos em mais de um dia, com menos horas por dia. É mais interessante, porque vai atrair um público maior e você terá uma audiência maior em cada um desses dias”, esclarece. 

– É importante escolher bem a equipe que atenderá o evento. “É preciso trabalhar com pontualidade e ter técnicos com uma boa performance. Não basta contratar um painel de LED de uma equipe desconhecida só porque está com um preço melhor. Você precisa realmente conhecer toda a estrutura da empresa – tanto de produtos e serviços, como de atendimento. No momento de uma live, não pode atrasar um minuto. Então seu cenário tem que estar maravilhoso uma hora antes (ou às vezes até um dia antes, quando os ensaios ocorrem no dia anterior) – para fazer os testes, receber o público presencial,  fazer um esquenta do evento, monitorar se os aplicativos e dispositivos estão bem sintonizados e se a internet não está caindo”, alerta Karla.

– Ter uma sala de espera: enquanto o evento não começa, é comum fazer um approach online, fazer perguntas aos convidados, etc.  

Cenografia para eventos híbridos

A cenografia tem papel fundamental em eventos híbridos. “Ela por si só já dá o tom do evento. Se vai ser mais clássico, mais moderno e inovador, mais alegre, se vai ser um evento que exige mais concentração ou se vai ser mais descontraído”, define Karla.

As possibilidades de se trabalhar com a cenografia em eventos híbridos são inúmeras. “Com as luzes e LEDs, além da cenografia digital, fica tudo mais interessante. É possível acrescentar marcas, imagens, vídeo mapping, cubos de LED, tubos de LED, linhas de LED, construir gigantografias e iluminá-las, usar pistas infinity ou de luzes. Tudo isso faz com que o seu cenário e o seu palco fiquem mais visíveis e harmoniosos, de acordo com toda a identidade visual do evento”, esclarece Karla. 

Para a produtora, empresas como a Gold Vision são os parceiros mais importantes de um evento híbrido, uma vez que com um grande painel de LED, uma pista ou com a cabine de DJ, é possível transformar um evento simples em uma grande produção. “A tecnologia é certamente a maior aliada do mundo dos eventos. A indústria hoje cresce em passos largos. Ela vai tomando formas cada vez mais interativas. E a tecnologia proporciona que você consiga caminhar nesse universo de uma forma mais inovadora e que a sua marca esteja mais antenada, mais oxigenada”, declara Karla.

Estratégias para encantar o público e monetizar

Uma das grandes vantagens de ter um evento híbrido é que as possibilidades criativas são ilimitadas. “Costumo dizer que o céu é o limite. Se você não tinha a condições de trazer um pop star internacional porque toda a logística é muito cara, você pode comprar um show dele e transmitir na sua live. Pode até ser um show já realizado e que ele grave um vídeo de boas-vindas e fale um pouco sobre o seu evento. Pode ser um show gravado exclusivamente para o seu evento e transmitido na hora, bem como uma apresentação totalmente ao vivo e online. Pode ser feito de onde ele estiver, desde que seja específico e direcionado para aquele perfil de público”, sugere Karla.

Outra forma de entreter o público e gerar engajamento são as enquetes e sorteios. “Através de perguntas, você pode medir a satisfação do seu convidado, assim como mensurar as expectativas dele para um próximo evento – o que pode gerar vários insights. Já os sorteios vão garantir a permanência da sua audiência ao longo do evento. É possível criar momentos específicos para isso. O ideal é fazê-los no início/meio/fim ou no meio e fim do evento. Aí você consegue prender um pouco mais os convidados – desde que sejam realizados sorteios interessantes e que tenham a ver com o perfil do seu público”, recomenda Karla. 

E os benefícios não são só do público – para os patrocinadores também há melhores resultados e benefícios, uma vez que atingirão uma audiência infinitamente maior. “Vamos supor que seja um congresso médico em que há um laboratório como patrocinador. É muito importante para ele que o maior número de pessoas tenha condições de experimentar o seu produto. Com a realidade virtual ou com a realidade aumentada, é possível fazer com que o convidado experiencie este produto online. Seja tocando nele, abrindo um catálogo ou tendo acesso a link do site da empresa ou o WhatsApp do vendedor”, indica Karla.

Outra grande oportunidade é patrocinar um momento do evento ou uma palestra. “Ele pode aparecer com móbiles digitais, ter uma legenda durante uma apresentação ou colocar um QR Code da sua empresa”, argumenta Karla. 

O pós-evento também pode ser aproveitado pelos patrocinadores, que podem distribuir um voucher durante a live através de um QR Code com descontos por um determinado período para pessoas que tiverem contato com a sua loja online, e-commerce ou loja presencial. “Existem várias maneiras de monetizar o evento e o seu patrocinador também ter um resultado infinitamente superior”, aconselha Karla.